INTRO / ("WELCOME TO THE JUNGLE" - GUNS N' ROSES)
Benvenuti nella Giungla, benvenuti nel mio mondo!
Perché Album ?
E non “Servizi”, o “Prodotti”, o “Cosa posso fare per Te” ?
Perché ho pensato di accompagnare ad ogni argomento un brano che possa, in qualche modo, fare da colonna sonora.
Album quindi come ricordi dei mitici vinili!
E perché la musica ?
Bè per dirlo con le parole di Frank Zappa
“SENZA LA MUSICA PER DECORARLO, IL TEMPO SAREBBE SOLO UNA NOIOSA SEQUELA DI SCADENZE PRODUTTIVE E DI DATE IN CUI PAGARE LE BOLLETTE.” *
Come ogni Album che si rispetti l’ordine non è casuale, può essere visto come un percorso nel tema dell’organizzazione e della gestione del tempo.
Ma come un buon Album ognuno può trovare la propria canzone (argomento) preferito, da ascoltare per primo, o quello da ascoltare più volte, quindi l’ordine, in questo caso, non è poi così fondamentale.
E come negli Album, infine, ogni tanto c’è una “ghost track”, quella canzone che non ti aspetti, che non è segnata, che arriva dopo un po’ di silenzio, e, a volte, non si ferma più .
Buona lettura, quindi, e… buon ascolto, nell’ordine che preferite.
* P.S.: troverete spesso delle citazioni e, come per la musica, sono uno stimolo ad approfondire la fonte da cui le citazioni arrivano.
1. TIME MANAGEMENT E ORGANIZZAZIONE (STORIA) / ("SIGN O’ TIMES" - PRINCE)
“La Regola di San Benedetto” (a volte ricordata semplicemente come “Regola”) è stata dettata dal Santo nell’anno 534 per regolare la vita e le giornate dei monaci del Suo Convento a Montecassino.
Generalmente conosciuta per il famoso motto “Ora et Labora” (Prega e Lavora) in realtà scandiva in maniera organizzata e precisa l’attività all’interno del convento.
Non si limitava ad indicare in linea di massima le attività da svolgere e a stabilire i compiti per ognuno, ma dava delle vere e proprie scansioni temporali e delle mansioni suddivise per i vari monaci presenti all’interno del monastero.
Oggi molti esperti di “Management” indicano “La Regola” come uno dei primi, se non il primo, trattato sull’organizzazione aziendale.
Un paio di concetti che mi sono cari, e che riprenderò anche in altri momenti, sono la chiarezza delle mansioni e il ritmo con cui svolgere le attività.
Sapere chi deve fare cosa è fondamentale in ogni organizzazione/azienda, per fare questo è importante che sia chiaro a chi ha la guida.
Oltre ai ruoli da distribuire un’altra idea chiave esposta nella regola è la scansione della giornata:
Momenti e Attività ben definite con intervalli regolari e, restando in ambito musicale, ritmiche.
Letture, Preghiere, Lavori, Pause: Tutto nella giornata del monaco seguiva una regolarità programmata.
E in tutto questo non veniva dimenticata l’importanza del riposo, ma su questo torneremo più avanti.
Oggi, ovviamente, la maggior parte di noi non vive in un convento ma farsi aiutare dalla Regola di San Benedetto può essere utile anche ai nostri tempi.
2. PARTIRE È MEGLIO CHE ARRIVARE / ("RIGHT NOW" - VAN HALEN)
Ci sono molte citazioni sul tema di quanto sia importante iniziare, anche Right Now dei Van Halen sopra citata ad esempio, a me è sempre piaciuta questa di M.L. King:
“NON HAI BISOGNO DI VEDERE L’INTERA SCALINATA. INIZIA SEMPLICEMENTE A SALIRE IL PRIMO SCALINO”.
Potrebbe sembrare in contrasto con quanto detto precedentemente sull’organizzazione e sull’importanza di pianificare e definire, in realtà è uno stimolo a prendere l’iniziativa all’idea di non dover avere per forza tutto sotto controllo in maniera precisa, giusto avere un piano (salire la scalinata) ma non necessariamente avere tutti i dettagli (scalini) di quel piano.
Amo spesso ripetere che “AVERE DEI SOGNI È IL PRIMO PASSO PER POTERLI REALIZZARE” (questa è mia…) quindi sognate, e iniziate !!
Non dobbiamo avere paura dei fallimenti e delle difficoltà, Jon Acuff nel suo libro Finish (altro consiglio) dice che “In qualsiasi progetto, il giorno più importante, ma anche il più difficile, non è il primo, o il secondo, o l’ultimo, bensì il primo giorno di imperfezione”. E’ da lì che si forgia il nostro percorso, da quel ginocchio sbucciato sugli scalini, è da lì che si misura la nostra forza di proseguire anche se non vediamo ancora l’intera scalinata.
E la costanza, il proseguire a piccoli passi, un mattone alla volta!
Ho letto recentemente la biografia di Will Smith, si intitola semplicemente WILL, e nelle primissime pagine racconta di quando, da bambino, suo padre gli fece demolire e costruire un Muro. Non voglio spoilerare nulla, tra l’altro è un racconto che potete ascoltare anche direttamente da lui in molti video su YouTube e in una fantastica presentazione del libro fatta da Oprah Winfrey, ma trovo che lì è spiegato molto bene questo concetto: suggerito!!
3. DORMIRE / ("ROCK N’ROLL ALL NIGHT" - KISS)
Con questo tema voglio provare a sconvolgere un po’ di convinzioni.
Molti parlano di come dormire sia sopravvalutato che i veri manager si alzano alle 5.30 di mattina per essere più produttivi e blablabla.
Io non voglio dare orari, cerco di spostare la prospettiva.
È ormai risaputo che il nostro cosiddetto “ritmo circadiano” regola il nostro ritmo biologico e, come dimostrato, dura all’incirca 24h (guarda caso) ed è conosciuto anche come “orologio interno”.
Ebbene questo orologio ci segnala che abbiamo bisogno di un certo numero di ore di sonno/riposo per poter essere pronti alle varie attività da svolgere durante la nostra fase “attiva”.
Ed è proprio qui il punto: il riposo NON deve servire per recuperare le energie consumate, ma deve prepararci ad affrontare la nostra giornata al meglio!
È l’allenamento per il nostro “orologio interno”, e, come ogni allenamento che si rispetti, va fatto PRIMA di affrontare le fatiche!
Ovviamente una delle funzioni del riposo ha anche dei risvolti per cosi dire “defaticanti”, dei cicli all’interno dei quali il nostro cervello si rigenera e si svuota delle scorie accumulate durante la giornata.
Un ottimo libro con il quale approfondire il tema è “Perché Dormiamo” di Matthew Walker, ci sono analisi e dati davvero interessanti sulle funzioni e sull’utilità del sonno.
Dormire quindi è un nuovo standard, e, come direbbe Celentano, Dormire è Rock !!
Quindi Dormire All Night per essere Produttivi Tutto il giorno (Rock n’ Roll All Night and Party Every Day !!!)
4. MULTITASKING VS. MULTISHIFTING / ("YOU CAN’T ALWAYS GET WHAT YOU WANT" - THE ROLLING STONES)
Sfatiamo subito un mito: il multitasking non esiste !
O perlomeno non esiste come lo immaginiamo.
Vi lascio la definizione del multitasking del dizionario garzanti per spiegarmi meglio:
“(inform.) si dice di sistema operativo in grado di eseguire contemporaneamente più programmi alternando il tempo dedicato all’esecuzione di ciascuno di essi” (cit. https://www.garzantilinguistica.it/ricerca/?q=multitasking).
Quindi in realtà non si tratta di eseguire più cose contemporaneamente, come si vorrebbe far credere, perché bisogna in realtà operare“alternando il tempo dedicato all’esecuzione di ciascuno di essi”.
Ecco che quello che comunemente viene considerato come multitasking in realtà è un multishifting.
E se questa alternanza (shift = passaggio/sostituzione) viene operata da un sistema informatico il passaggio è praticamente impercettibile, quasi immediato, quando a farlo è un essere umano questo tempo di passaggio ha un costo più importante.
È dimostrato scientificamente (studio della Irvine University of California: https://www.ics.uci.edu/~gmark/chi08-mark.pdf) che passare da un’attività all’altra fa aumentare considerevolmente il tempo necessario a fare le cose, perché tornare a concentrarsi su un compito interrotto costa 23 minuti.
Quindi come possiamo comportarci ?
Il suggerimento è quello di farsi distrarre il meno possibile, scegliendo di rimanere concentrati su quello che stiamo facendo scegliendo di programmare per bene tempi di lavoro e pause (ne parleremo anche nella prossima traccia) con un consiglio molto pratico: non rimandate ciò che può essere risolto in meno di un minuto.
Non potete fare tutto quello che volete, o quantomeno non potete farlo tutto insieme !
5. TEMPISMO E TEMPISTICHE / ("WASTED YEARS" - IRON MAIDEN)
Per affrontare questi temi cerco fin da subito di chiarire le differenze tra i due termini:
con tempismo si intende quando faccio una determinata cosa, con tempistica quanto tempo dedico ad una attività.
Si comprende, quindi, che il lavoro che possiamo fare è su due livelli che, comunque, sono strettamente in correlazione tra di loro.
La prima indicazione che posso dare è sul tempismo: non limitiamoci a programmare le nostre attività e i nostri appuntamenti con l’ora di inizio, ma anche con quella in cui devono terminare.
Per parlare delle tempistiche dobbiamo imparare a fare le cose nell’ordine giusto e al momento giusto. Non si tratta di mettere semplicemente un impegno dopo l’altro ma anche di valutare come tra di loro si possono influenzare e di quale sia il momento giusto della giornata, ma anche della settimana o del mese, per eseguire determinati lavori, per noi.
Pensate a come vi potete sentire ad affrontare un lavoro che non vi piace al termine di una giornata, o a quanto più difficile risultano da risolvere dei calcoli matematici alla sera rispetto a quanto non lo siano al mattino. Di contro quanto sia rilassante dipingere o dedicarsi ad altre attività artistiche alla sera.
Fortunatamente la scienza e gli studio sulla gestione del tempo possono essere un ottimo aiuto per “incastrare” al meglio i nostri innumerevoli impegni giornalieri.
Per approfondire Tempismo e Tempistiche segnalo un paio di libri: “La tecnica del Pomodoro” di Francesco Cirillo e “When” di Daniel H. Pink.
6. L’AGENDA AL CONTRARIO / ("YESTERDAY" - THE BEATLES)
Molti di noi si avvalgono di agende, siano esse cartacee o digitali, per segnare i propri appuntamenti … futuri.
Ma quante volte torniamo indietro per vedere se ciò che avevamo programmato è andato secondo i nostri piani?
È durato effettivamente quanto preventivato ( vedi il consiglio sul tempismo nell’articolo precedente) ?
E se dovessi rifissarlo lo programmerei nello stesso modo ?
Nel suo libro “Terra Promessa” Barack Obama racconta di quanto fosse completamente immerso nella programmazione dei lavori senza mai avere il tempo di fermarsi e ha usato questa espressione : “ La freccia del tempo, allora, puntava solo in avanti: verso il lavoro da fare. Non c’era altro orizzonte”.
Siamo talmente concentrati su tutte le cose che dobbiamo ancora fare che tralasciamo l’inestimabile valore che ci può dare una accurata analisi dei nostri appuntamenti passati.
Pensiamo a quanto le aziende utilizzano le ricerche di mercato per programmare i propri investimenti e noi abbiamo lì una serie di dati inutilizzati che lasciamo cadere nel dimenticatoio.
Si tratta solo di trovare il giusto metodo di misurazione.
7. MURI: OSTACOLI E MOTIVAZIONI / ("THE WALL" - PINK FLOYD)
Randy Pausch è stato l’ispirazione per questo pezzo, vi riporto qui una sua citazione e vi lascio scoprire la sua storia:
“Ogni ostacolo, ogni muro di mattoni, è lì per un motivo preciso. Non è lì per escluderci da qualcosa, ma per offrirci la possibilità di dimostrare in che misura ci teniamo. I muri di mattoni sono lì per fermare le persone che non hanno abbastanza voglia di superarlo. Sono lì per fermare gli altri.”
Ecco perché ritengo fondamentale avere sempre un obiettivo chiaro per trovare le giuste motivazioni.
Se desideriamo avere più tempo “semplicemente” per lavorare di più è molto difficile poter compiere i passi necessari per migliorare.
Scopriamo cosa ci può fare uscire dalla nostra zona di comfort, quale può essere un traguardo sufficientemente stimolante per iniziare un percorso che ci porta a migliorare la nostra attività e la nostra agenda.
Altrimenti continueremo ad essere vittime del famoso “abbiamo sempre fatto così” e non faremo altro che continuare a mettere, da soli, altri mattoni nel muro intorno a noi.
8. IL COSTO DEI SI / ("GIVE IT AWAY" - RED HOT CHILI PEPPERS)
Sottotitolo “Il valore dei NO”, cosi potrebbe essere stato il titolo completo.
C’è un termine che è salito alla ribalta ultimamente che rispecchia bene il senso di questo argomento: FOMO.
Secondo Wikipedia , è l’acronimo per l’espressione inglese fear of missing out (letteralmente: “paura di essere tagliati fuori”) indica una forma di ansia sociale caratterizzata dal desiderio di rimanere continuamente in contatto con le attività che fanno le altre persone, e dalla paura di essere esclusi da eventi, esperienze, o contesti sociali gratificanti.
La chiave di lettura che vorrei portare nel mondo del lavoro è la paura di perdere un cliente, un preventivo da confermare, la paura di dire NO, e quindi dico di SI a tutti, rischiando di fare perdere valore a ciò che faccio.
Ma quanto costa un SI ?
Imparare a misurarlo è la chiave di lettura per capire e scegliere, questa è la parola fondamentale) se fare o meno un certo lavoro, scegliere se cominciare ma anche valutare se continuare a farlo !
Ecco che allora ciò che acquista valore è il NO, e mano a mano cominciare a buttare via !
Lo insegna anche Michelangelo con la sua teoria del “Levare”.
E nel dubbio ci viene in aiuto Naval Ravikant: “Se non riuscite a decidere, la risposta è no” [Eric Jorgenson – “L’ALMANACCO DI NAVAL RAVIKANT”].
9. PREVENTIVO / ("SYNCHRONICITY II" - THE POLICE)
Quante volte riteniamo un preventivo un mero contorno ad un numero in basso a destra ?
E quindi non diamo importanza al processo che ci porta ad arrivare alla nostra destinazione.
Siamo nell’epoca dei navigatori GPS e non ci soffermiamo più sul percorso ma ci limitiamo a selezionare la nostra destinazione finale senza dare peso a quale strada dobbiamo fare per arrivarci.
Ritengo, invece, importante avere una chiara visione del viaggio e, in ambito professionale, come va preparato, eseguito e portato a termine un lavoro. Definire quali sono i materiali necessari, chi possa collaborare per raggiungere l’obiettivo finale, quale sia il tempo necessario per portare al traguardo desiderato.
E se tutto questo nella testa di un bravo imprenditore o professionista può essere già chiaro e definito andare a concretizzarlo nella maniera più dettagliata possibile può creare la giusta road map che può aiutare noi e i nostri collaboratori (ci arriviamo nel prossimo punto) a non perderci.
Fare diventare il preventivo il nostro piano di lavoro è la chiave per non perderci, sappiamo dove siamo, dove stiamo andando e quale sia il percorso per arrivare, tutto perfettamente sincronizzato.
10. SQUADRA E DELEGHE / ("A MATTER OF FEELING" - DURAN DURAN)
Non siamo mai soli, dobbiamo ricordarlo.
Anche un libero professionista deve tenere presente che non può fare tutto da solo e valutare con chi poter collaborare e da chi farsi aiutare per quelle attività che oggi vengono definite a basso valore ma che in realtà a ognuno di noi costano quanto quelle relative alla nostra specializzazione.
Cominciamo a capire quale è il nostro valore e capiamo cosa ci conviene davvero continuare a fare in prima persona e quali possano essere i lavori per i quali programmare una delega. Perché la delega va programmata, a seconda di cosa e di chi sarà il destinatario della delega stessa.
Non facciamoci ingannare dalla falsa convinzione del “faccio prima a farlo io”, è una bugia che ci diciamo quando non sappiamo fidarci o non sappiamo trasferire le informazioni.
Jeff Bezos (il fondatore di Amazon) sostiene che se i possibili danni da una decisione non sono catastrofici puoi tranquillamente delegarla a qualcuno del tuo team, a un tuo collaboratore di cui ti fidi. In questo modo velocizzi ed eviti di centralizzare il processo decisionale (se devi sempre decidere tu, anche per questioni minime e non vitali perdi un sacco di tempo) [cit. Marco Montemagno – Lavorability].
Diventa quindi importante scegliere (ancora !) i nostri collaboratori, la nostra squadra, avere al nostro fianco qualcuno di cui ci fidiamo, con i quali poter condividere, senza paura, non solo i compiti ma l’intero nostro percorso, per raggiungere insieme i nostri obiettivi.
...... BEER / ("FRIENDS" - BACKYARD BABIES)
Ed eccoci alla fine, per ora, di questo Album.
Un serie di sintetici suggerimenti per lavorare e vivere in armonia.
Spero che possano essere di ispirazione per trovare il proprio modo di gestire le proprie attività, il lavoro, il tempo, la vita.
Le mie fonti di ispirazioni le ho citate, se avete voglia di approfondire vi lascio con il consiglio che compare alla fine dell’Album di cover dei Guns n’ Roses The spaghetti incident: “Una grande canzone può essere trovata ovunque. Fate un favore a voi stessi e cercate gli originali”.
E per quanto riguarda questa ultima traccia, questa ghost track, come l’ho definita all’inizio, è al tempo stesso un augurio e un consiglio:
Per quanto la nostra vita sia impegnativa, piena, coinvolgente e stressante non dovremmo mai farci mancare il piacere di prenderci del tempo per bere una birra con un amico.
Cheers !!